Préparer son Obeya

L’Obeya

Dès que l’étape mission est terminée, l’équipe devra préparer son Obeya (salle de travail dédiée) afin de démarrer l’étape vision dans les meilleures conditions. Pour votre culture générale, une Obeya qui signifie une “grande salle” en japonais. Ce terme nous vient tout droit du Lean Management. Toyota est très connu pour avoir régulièrement utilisé ce concept de grande salle de travail. Les murs sont utilisés comme un outil de travail en y affichant un grand nombre d’outils visuels ; c’est ce qu’on appelle du management visuel.

Pour rappel, nous définissons la salle qui fera office d’Obeya dans le contrat de framing agile réalisé lors du pré-framing. L’idéal est d’avoir cet Obeya tout au long du déroulé du framing agile.

Dans une entreprise ayant opté pour le Flex, il sera difficile de réserver une salle sur toute la durée du framing agile ; il sera alors fortement conseillé d’envisager de louer une salle dans des espaces de co-working proches de l’entreprise. La solution de réserver une zone au sein de l’openspace pour réaliser le framing agile ne sera pas un cadre idéal pour plusieurs raisons :

• beaucoup de bruit ambiant
• peu d’espace d’affichage

Si le framing agile opte pour un travail en Obeya c’est parce que la créativité nécessite des moments de silences et que les moments de collaboration peuvent créer beaucoup de bruit… Et ce bruit en openspace peut amener à des conflits avec les autres colocataires ou amener l’équipe à ne pas oser à trop de collaboration. Dans tous les cas, travailler en openspace ne serait pas propice pour réaliser un bon framing agile.

L’équipe de framing agile affichera l’ensemble des résultats du framing agile sur l’ensemble des murs de l’Obeya. Cela permet d’avoir une vision d’ensemble sans chercher tout au long du framing agile dans des ordinateurs ou des casiers. De plus, avoir constamment le résultat de chaque atelier sous les yeux peut amener très facilement à challenger chacun des éléments

L’Obeya permet de mettre l’intelligence collective dans les meilleures conditions possibles.

Le Kanban d’avancement du framing

Préparation du board kanban

Pour avoir un bon suivi de l’état d’avancement du framing, il est fortement conseillé de mettre en place un petit kanban très simple qui permettra de suivre l’avancement des différentes actions nécessaires à la réalisation du framing agile dans son ensemble.

Il n’est pas utile de complexifier ce tableau ; mettez le minimum syndical pour avoir un bon suivi de votre framing agile. Cependant pour une bonne compréhension du board par l’ensemble des acteurs, il est important de mettre une petite légende expliquant les différents types de tickets qui composeront le board kanban :

• atelier
• interview (il faut en réaliser plusieurs au cours du framing agile)
• risques (pour les risques que nous déciderons de traiter)
• ponctuelles (pour toute autre chose à gérer)

L’équipe pourra profiter des fiches de framing qui sont téléchargeable sur le site du framing agile à l’adresse ci-dessous qui représentent les actions principales à réaliser lors du framing agile : 

http://www.agile-framing.com/index.php/2019/04/13/les-fiches-framing-agile/

Ce PDF propose des fiches complètes (version de gauche) et des fiches proposant un espace de remplissage (version de droite) ; ces fiches sont à destination de votre board kanban.

La version à compléter est proposée car selon les produits, le nombre de personae et de customer journey peut varier. Ces types de cartes ne seront pas utilisées avant l’atelier du product vision board car l’équipe ne sera pas en mesure de déterminer les groupes d’utilisateurs avant cet atelier.

Si toutes les actions classiques y sont proposées, l’équipe devra utiliser des post’it rectangulaires pour les autres types d’action. Pour des raisons de cohérence et pour des utilisations futures de la bande de gauche, nous vous recommandons d’utiliser ce formatage de post’it :

Règles de fonctionnement du board

Tous les tickets seront placés dans la zone « framing backlog ».Ayant déjà réalisé le framing starter board et les OKR, vous pourrez placer ces deux tickets directement dans la zone « done ».

Voici les actions à mettre par exemple au démarrage de votre framing agile dans la zone « framing backlog » :

• product vision board
• personae
• customer journeys
• story-mapping advanced
• extreme quotation
• release board
• wireframe
• definition of ready
• definition of done
• gouvernance
• cadre de la méthodologie de réalisation
• préparer les interviews
• decision committee 1
• decision committee 2

Lors des planning meeting dont la première qui commence après la préparation de l’Obeya, l’équipe devra insérer dans la zone « todo this week » l’ensemble des actions qu’elle pense pouvoir faire durant la semaine ; nous verrons cette partie plus en détail dans l’explication de l’Iteration planning meeting.

L’équipe passera une action de la zone « todo this week » à la zone « in progress » quand elle la prendra en charge. Cette action restera dans « in progress » jusqu’à la finalisation de celle-ci. Il est important de comprendre qu’il est tout a fait possible que l’équipe revienne sur un atelier déjà finalisé ; elle créera alors un nouveau ticket pour représenter cette évolution de l’atelier et ne touchera pas au ticket de l’action initiale qui est en « done ».

Certaines des actions pourront se transformer en plusieurs actions différentes. Par exemple, l’action “personae’ se divisera en x personae différents déterminés lors du Product Vision Board que nous verrons lors du déroulé du framing agile. Il est important de bien découper l’ensemble des actions pour avoir une meilleure visibilité de l’état d’avancement des sujets. N’oublions pas qu’il ne sera pas forcément possible de faire tous les personnes au même moment ; certains exigeront peut être une interview utilisateur pour avoir toutes les informations nécessaires pour le compléter.

La zone des risques

Dans le déroulé du framing, vous aurez un exercice dédié à la gestion des risques très important après l’étape vision. Cependant, il est essentiel d’avoir une simple zone sur le mur qui permettra à tout membre de mettre en avant d’éventuels risques identifiés avant la réalisation de cet atelier.

Tout risque identifié sera placé dans cette zone pour être en attente d’une future catégorisation du risque. Cependant, si un risque identifié a une probabilité forte d’arriver et des conséquences importantes, il devra être traité directement sans attendre.

La zone des Decisions

Dans l’Obeya, il sera important de mettre à disposition une petite zone pour y poser les sujets qui devront être traité par le Decision Committee. Cette zone a surtout 2 objectifs principaux :

• ne pas oublier des sujets en Decision Committee
• aide visuelle lors du Decision Committee

Cette zone a une représentation similaire à celle de la zone de risque comme vous pouvez le constater ci-dessus. Nous y ajoutons juste une flèche de priorité afin de s’assurer d’y traiter les sujets par ordre de priorisation.