Comme lors d’un framing agile réalisé autour d’un produit, il est essentiel de commencer programme par un alignement général avec un Overall Vision Starter Board. Ceci va exactement dans les mêmes concept que le Framing Starter Board proposé en démarrage de framing agile.
L’Overall Vision Starter Board
En effet, pour lancer un programme dans les meilleurs conditions, il est essentiel de rassembler l’ensemble des acteurs d’un programme (soit toutes les équipes) ensemble ; l’objectif sera d’aligner tout le monde autour d’une vision communes.
Ce board légèrement différent au Framing Starter Board classique ressemble à ceci :
En effet, comme vous pouvez le constater, les attendus sont légèrement différents et adaptés à un lancement de programme. Ce Overall Vision Starter Board se lit ligne par ligne de façon très simple ; sur chaque ligne, on travaillera chaque colonne de gauche à droite.
L’enchaînement des sujets sera le suivant :
- go around the table : chaque participant se présente
- agile framing presentation : présentation rapide du framing agile et des objectifs de celui-ci
- subject presentation : présentation du sujet qui a amené à faire ce framing agile
- sponsor’s word : petit mot rapide des sponsors pour rappeler les objectifs et leurs attentes
- subject summary : tous les participants tentent de résumer le sujet global de ce framing agile
- target group : définir les cibles touchées par ce programme (et ses produits associés)
- needs : définir l’ensemble des besoins principaux qui ont amenés à la création de ce programme
- expected products : quels sont les produits/solutions/services que sont attendus avec ce programme complet
- overall goals : quels sont les objectifs principaux de ce programme dans son ensemble
Pour faire cet atelier, le coach framing collera l’overall vision starter board sur le mur ; il animera et facilitera l’atelier avec pour objectif que les participants remplissent le Board.
Il cochera chaque case (pour les 4 premiers points à aborder) quand ces points auront été intégralement abordés.
Go around the table
Il n’est pas rare que tous les participants ne se connaissent pas lors de cet atelier (ou peu). Le framing master proposera à l’ensemble des participants de se présenter brièvement ; il est important que chaque participant sache identifier les rôles et les prénoms de chacun.
Il demandera à chaque personne de dire :
- qui je suis (prénom, nom, position dans l’entreprise)
- mon rôle dans ce programme de framing agile
- taux de présence que j’envisage (complet, x%, intervenant à la demande…)
- mon rôle pourrait-il être transverse entre différents framing agile
Il est recommandé d’avoir d’ailleurs une petite fiche simple posée devant chaque participant qui rappelle : rôle dans le framing agile, taux de présence et le prénom. Il est préférable d’exclure le nom de famille afin de créer plus de proximité entre les participants et d’enlever un éventuel aspect hiérarchique souvent présent.
L’utilisation d’un code couleur permet de simplifier la visibilité des différents rôles présent lors de cet atelier.
Comme nous l’avons tous probablement connu à l’école, la fiche (morceau de feuille plié en triangle) pourra se mettre devant chaque participant afin d’être visible par tous.
| Conseil de facilitation : le framing master devra contenir les participants qui ont tendance à se disperser lors de leur présentation. Il pourra rappeler à ces participants que si la présentation est trop longue, certaines personnes en oublieront une grande partie voire les éléments clés de celle-ci |
Agile framing presentation
Le coach framing va continuer cet atelier en présentant l’Agile Framing Framework avec l’aide du canvas du framework ; il présentera la couche « program solution » qui explique la notion de programme et brièvement la couche “basic solution”. Il ne rentrera pas dans les détails de cette dernière, car elle sera présentée en démarrage de chaque framing agile du programme. Cette présentation doit être concise (10 à 15 minutes) pour ne pas perdre l’attention des participants. Il rapellera aux participants qu’il sera présent tout au long du programme pour les aider et que chaque équipe aura un framing master dédié qui sera présent pour expliquer plus en détail chaque atelier et pour les animer.
Quand cette présentation sera terminée, l’équipe pourra poser des questions au coach framing afin de ne pas avoir de zones d’ombre sur ce framework qui peut paraître complexe à première vue. Et cela est d’autant plus vrai quand l’organisation décide de réaliser un programme complet.
Il est important que le coach framing s’assure que l’équipe comprenne bien le déroulé du framework, les règles d’or qui le caractérisent et la gouvernance autour du framing agile.
Subject presentation
La deuxième présentation sera réalisée par les demandeurs de ce nouveau produit. Ils auront 15 minutes pour présenter une première vision du produit qu’ils imaginent. Ils ne devront pas donner de solutions mais plutôt amener les hypothèses imaginées qui seront challengées lors des différents framing agile qui seront lancés avec ce programme.
Les participants seront invités par le framing master à poser toutes les questions nécessaires pour bien comprendre le sujet du produit à réaliser.
| Conseil de facilitation : le framing master devra rapidement analyser l’ensemble des participants pour repérer les participants qui se mettent en retrait. Il n’hésitera pas à interpeller ceux-ci pour s’assurer qu’ils ont bien compris l’ensemble du périmètre du produit.
Sur certains produits, il peut-être très compliqué pour certains participants de bien comprendre le produit attendu. |
Sponsor’s word
La présentation se terminera par le mot du sponsor qui doit motiver l’équipe à faire un bon framing agile. Ce mot du sponsor ne doit pas durer plus de 5 minutes. Le coach framing peut préparer avec le sponsor en amont de la cérémonie avec un pitch elevator.
Subject summary
Le coach framing invitera l’ensemble des participants à prendre une feuille et de se donner 10 minutes pour tenter de créer une phrase qui présente le produit présenté par les demandeurs.
Quand le temps est écoulé, chacun des participants viendra présenter debout devant l’overall vision starter board, la phrase qui pour lui présente le mieux le produit. Dès lors, l’équipe et les demandeurs pourront critiquer (positivement et négativement) cette phrase. Le coach framing rappellera qu’il est essentiel de critiquer en gardant à l’esprit l’importance d’être dans la “bienveillance”.
Quand l’ensemble des participants sont passés, ils vont se réunir autour de l’overall vision starter board pour constituer ensemble la phrase finale sous les yeux des demandeurs. Ils pourront utiliser un board blanc ou une feuille de paperboard pour faire un brouillon avant d’écrire la version finalisée de ce résumé.
Cette phase de travail est importante car elle permet de s’assurer que le sujet proposé par les demandeurs est bien compris par l’ensemble des participants. Il leur sera bien plus facile de travailler sur le sujet s’ils le maîtrisent.
| Attention : si la demande n’est pas bien comprise dès cet atelier, les participants au framing agile perdront encore plus de temps après pour trouver toutes les informations nécessaires. Les demandeurs et/ou sponsors ne seront plus autant disponibles dès qu’ils quitteront l’obeya. |
Key user motivation
En deux minutes, le framing master proposera aux utilisateurs clés présents de nous donner une idée de leur motivation par rapport au sujet qui a été présenté et compris de tous. Cet indicateur permettra d’identifier :
- l’implication qu’ils pourraient avoir
- la nécessité de challenger le produit présenté
- s’ils y croient au futur produit (à première vue)
Comme pour la technique du ROTI, le framing master leur demandera de définir leur motivation de 1 à 5 par rapport au produit désiré par les demandeurs en utilisant leurs doigts ; ceux-ci présenteront leur impression en même temps au “Go” du framing master.
Voici une image simple qui montre comment présenter son niveau de motivation avec ses doigts.
L’utilisation des doigts permet de faire l’exercice très vite et ne demande aucune préparation en amont.
Target Group
A présent, l’équipe devra ensemble déterminer l’ensemble des groupes d’utilisateurs qui seront concernés par le programme dans son ensemble. Si des idées ont déjà émergées, il sera possible de mettre entre parenthèses, les solutions/produits/services concernés par ces groupes d’utilisateurs.
N’oubliez pas que ces groupes d’utilisateurs peuvent également être représentés par :
- des individus de l’organisation
- un système/application non nécessairement humain
- des utilisateurs
Il est recommandé de rassembler les groupe d’utilisateurs qui semblent avoir les mêmes besoins dans leur ensemble.
Needs
Quand les utilisateurs sont identifiés, les participants devront définir l’ensemble des besoins qui ont amené à la création de ce programme. Le coach framing tentera d’amener les participants à se focaliser sur les besoins principaux ; en effet, ce premier board a pour objectif d’aligner l’ensemble des participants sur une vision générale et les détails ne pourraient que perturber le déroulé de ce démarrage de programme.
Le travail réalisé sur ces besoins peut amener d’ailleurs les participants à réviser les groupes d’utilisateurs ; en effet, il est recommandé d’affiner régulièrement les travaux réalisés de façon incrémentale.
Expected products
A présent, les participants devront tenter de définir les différents produits/solutions/services qui constitueraient le programme dans son ensemble. Si dans certains cas, il sera relativement simple de définir ceux-ci, cet exercice peut également s’avérer complexe. Bien que des ateliers permettront d’affiner ce travail, il sera essentiel d’avancer sur ce sujet afin de garantir de lancer les framing agile suffisant lors de ce programme.
De plus, la viabilité du programme et de son déroulé dépendra également du budget alloué pour le réaliser. Si l’organisation est incapable d’estimer le budget nécessaire, cela rajoutera le risque non négligeable de voir le programme s’arrêter avant même l’achèvement de sa version MVP/MMP. Le coach framing devra donc énormément challenger les participants pour que la vision soit la plus claire possible (même si elle doit s’affiner à l’avenir).
Bien que dans certains cas, il serait possible de lancer de nouveaux framing agile si le besoin se fait ressentir ; cependant, une instabilité supplémentaire pourrait être vécu par le programme dans son ensemble.
Overall goals
Après tous les travaux réalisés, l’équipe n’aura plus qu’à définir les objectifs principaux du programme dans son ensemble. Ceux-ci seront très importants car ils permettront de guider chacun des framing agile résultants de ce programme. Le coach framing pourra même amener la définition des objectifs à se faire sous forme d’OKR (Objectives & Key Results).
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